Tips voor een succesvolle CRM-implementatie

succesvole crm-implementatieEen compleet CRM-systeem is een ingewikkeld beest dat veel veranderingen vraagt, vooral in de marketing, verkoop en service afdelingen. Een belangrijk onderdeel van de implementatie van een CRM-systeem is ervoor zorgen dat de gebruikers het aanvaarden, dit is minstens zo belangrijk als het configureren van de software.

Hier zijn enkele tips die ervoor zorgen dat uw CRM-implementatie succesvol is.

Onderzoek

Er is een grote verscheidenheid in CRM-systemen verkrijgbaar, dit met verschillende eigenschappen en toegespitst op specifieke doeleinden en het soort organisatie. Eén van de geheimen van een succesvolle CRM-implicatie is de juiste keuze van software en partner. Dit is meer dan luisteren naar presentaties van verkopers.

Eerst moet er worden beslist welke functies er belangrijk zijn voor uw organisatie. Dan kiezen uit de mogelijke software oplossingen en partner die uw noden begrijpt en waar de implementatiepartner en klant op de zelfde golflengte zitten. Laat je niet inpakken door flitsende presentaties of beloften die niet concreet onderlegd kunnen worden.

Eenvoud is beter dan ingewikkeld

Probeer uw CRM-systeem zo eenvoudig mogelijk te houden. Een te complex systeem zorgt ervoor dat gebruikers een afkeer hebben om het te gebruiken omdat ze het te omslachtig vinden en vaak de voordelen er niet van inzien. Deel de gebruikers in per afdeling en zorg dat ze de juiste informatie snel beschikbaar hebben.

Geleidelijk implementeren

Big bang roll-outs waar alles live gaat in één keer moeten vermeden worden. Een strategie waar de huidige manier van werken ondersteund wordt is vaak een goedstart punt. Zo is de drempel voor gebruikers kleiner omdat ze enkel een software aanleren en niet een totaal nieuwe manier van werken. Bij implementaties voor veel gebruikers is het aan te raden om een pilootfase in het totaalproject te voorzien waarbij 1 á 2 gebruikers per afdeling betrokken worden. Zo kan er nagegaan worden dat de CRM ingericht is op een manier dat werkbaar is voor de gebruikers.

Beperk het tijdsverlies

Een van de belangrijkste oorzaken van het falen van CRM-systemen is dat gebruikers vaak gevraagd wordt om data entry en opkuis uit te voeren. Ze zien dit als tijdverlies. Een goede CRM-partner voorziet datamigratie in zijn implementatieplan. Wanneer uw master data toch handmatig verbeterd moet worden, overweeg om interim werkkrachten of zelfs jobstudenten aan te werven.

Gebruik managers als trainers

Zorg ervoor dat uw managers begrijpen wat de doelstelling van het systeem is en hoe het gebruikt moet worden. Zo kunnen deze managers hun team opleiden, begeleiden en feedback geven aan de CRM-verantwoordelijke voor potentiële uitbreidingen en verbeteringen.

Zorg dat de leidinggevenden het systeem gebruiken

Iedereen in het bedrijf moet het CRM-systeem gebruiken, ook die aan de top. Enkel op die manier bevat de CRM voldoende informatie om rapporten en dashboards te genereren. In veel gevallen denken directie er niet aan om hun meetings, gesprekken en andere belangrijke informatie in te geven in een CRM-systeem terwijl dit meestal zeer nuttige informatie is.

CRM in functie van voordelen

Zorg ervoor dat iedereen de voordelen begrijpt van het CRM-systeem. Besteed speciale aandacht aan de voordelen voor de verkoop- en marketingafdeling. Deze voordelen zijn vaak terug te vinden in de doelstellingen van het CRM project. Communiceer voldoende naar de medewerkers wat deze voordelen zijn, niet enkel via de managers. Dit is een continu proces om de aanvaarding van de CRM te garanderen.

Ondersteun enkel de nieuwe CRM

Wanneer uw CRM-systeem live gaat is het belangrijk dat er enkel hiermee gewerkt wordt. Schakel het oude systeem volledig uit of laat enkel een zeer beperkt aantal mensen het raadplegen. Zorg ervoor dat er in geen geval nieuwe data aangemaakt of gewijzigd kan worden in het oude systeem. Reden hiervoor is dat gebruikers dan de mogelijkheid hebben om te werken in het oude syteem omdat het “eenvoudiger” is. Het lijkt enkel eenvoudiger te zijn omdat ze meer vertrouwd zijn met het oude systeem, maar door enkel met de nieuw CRM te werken zullen ze hiermee sneller vertrouwd worden.

Het installeren van een compleet CRM-systeem is een grote verandering waarbij veel organisaties te weinig investeren in de verandering dat dit brengt op een organisatie. Een goede CRM-partner maakt de klant hier attent op en kan helpen om ervoor te zorgen dat het nieuwe CRM-systeem aanvaard wordt.

One Comment

Comments are closed.